GEGEVENSVERWERKINGS- EN BESCHERMINGSBELEID
Versie vanaf 01/08/2023
Wie zijn we?
Caruur respecteert je rechten bij de verwerking van je persoonsgegevens. In deze verklaring vind je hoe we jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken.
Caruur is de handelsnaam van CARUUR NV. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord ‘we’ om te verwijzen naar CARUUR NV.
Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van CARUUR NV. Onze gegevens zijn:
CARUUR NV
Land van Waaslaan 2
9000 Gent
info@caruur.be
Ondernemingsnummer: 0460.953.106
Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?
CARUUR NV verwerkt jouw persoonsgegevens. CARUUR NV is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als je vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kan je contact met ons opnemen door te mailen naar info@caruur.be. Je kan ook terecht bij ons met opmerkingen en suggesties en om jouw rechten uit te oefenen.
Welke gegevens verwerken we van jou?
We verwerken jouw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die je identificeren of die een band leggen met jou als natuurlijke persoon.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of je in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vind je een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we jouw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan jou kunnen verlenen.
Jouw persoonsgegevens en waarom wij ze verwerken
We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens als je een van onze diensten aanvraagt, ervan gebruik maakt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen jouw persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt.
In dit onderdeel vind je een antwoord op de volgende vragen:
- Welke persoonsgegevens verwerken we van jou?
- Hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?
- Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?
- Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?
- Delen we jouw persoonsgegevens mee aan anderen?
Contactvragen
Op basis van toestemming
Op onze website stellen we enkele e-mailadressen ter beschikking, waarop je ons kan contacteren. Dit kan gaan over algemene contactvragen of alles dat je ons via die formulieren opstuurt.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens en contactgegevens | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na versturen contactvraag | Medewerkers die de contactvragen behandelenVerwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
Sluiten en uitvoeren van overeenkomsten
Op basis van toestemming, noodzakelijkheid om overeenkomst uit te voeren en noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
Het is onvermijdelijk dat wij bij het sluiten en uitvoeren van onze overeenkomsten persoonsgegevens verzamelen. Dit gaat specifiek over de persoonsgegevens van vertegenwoordigers, medewerkers, werknemers en overig personeel van de ondernemingen waarmee wij een contractuele band hebben of sluiten.
Wij voorzien ook een traceersysteem in onze voertuigen op basis van GPS. De aanwezigheid van het traceersysteem is duidelijk zichtbaar op het voertuig aangegeven.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens, adresgegevens en contactgegevens | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na de uitvoering van de overeenkomst | Verwerkers die instaan voor het sluiten, de verwerking en uitvoering van overeenkomstenVerwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
| Kopie rijbewijs | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na de uitvoering van de overeenkomst | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuurVerwerkers die instaan voor de klantenadministratieVerwerkers die instaan voor de dienstverlening |
| Betaalgegevens | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na de uitvoering van de overeenkomst | Verwerkers die instaan voor het sluiten, de verwerking en uitvoering van overeenkomstenVerwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
| Locatiegegevens | Traceersysteem in het verhuurde voertuig | Tot twee jaar na de uitvoering van de overeenkomst | Verwerkers die instaan voor het sluiten, de verwerking en uitvoering van overeenkomstenVerwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
Klantenadministratie
Op basis van toestemming, noodzakelijkheid om overeenkomst uit te voeren en noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de klantenadministratie, dat niet-limitatief bestaat uit de aanmaak van een klantenfiche, de facturatie, de opvolging van betalingen door en solvabiliteit van de betrokkene en het nakomen van onze eigen contractuele en wettelijke verplichtingen.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens en contactgegevens | Rechtstreeks van de betrokkene EN eventueel onrechtstreeks van andere partij(en) EN/OF databank(en) | Tot twee jaar nadat betrokkene opgehouden is klant te zijn van ons | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuurVerwerkers die instaan voor de klantenadministratieVerwerkers die instaan voor de dienstverlening |
| Kopie rijbewijs | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na de laatste dienstverlening | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuurVerwerkers die instaan voor de klantenadministratieVerwerkers die instaan voor de dienstverlening |
| Betaalgegevens waaronder rekeningnummer | Rechtstreeks van de betrokkene | Tot twee jaar na de laatste dienstverlening | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuurVerwerkers die instaan voor de klantenadministratieVerwerkers die instaan voor de dienstverlening |
| Geschiedenis van dienstverlening | Op basis van de werkelijke aan de betrokkene verstrekte dienstverlening | Tot twee jaar na de laatste dienstverlening | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuurVerwerkers die instaan voor de klantenadministratieVerwerkers die instaan voor de dienstverlening |
Cameratoezicht
Op basis van toestemming en noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
Op al onze parkings voorzien wij cameratoezicht. Dit cameratoezicht voldoet aan de wettelijke vereisten. Wanneer je je op onze parkings begeeft, bestaat dus de mogelijkheid dat je gefilmd wordt door een van onze camera’s.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens, videobeelden | Camera’s op onze terreinen | Tot twee jaar | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
Verbetering dienstverlening
Noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
De informatie die wij via cookies genereren, worden gebruikt om rapporten over de website-activiteiten op te stellen en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Je vindt meer informatie over welke cookies we verzamelen en hoe je jouw cookievoorkeuren kan instellen in ons cookiebeleid.
Wij kunnen ook contact met je opnemen op basis van de gegevens die je ons verstrekt hebt in het kader van onze dienstverlening om je uitzonderlijke en belangrijke mededelingen te doen, zoals informatie met betrekking tot belangrijke wijzigingen aan onze dienstverlening.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens en gegevens over het bezoek (bv. datum, tijdstip…) | Rechtstreeks van de betrokkene | Twee jaar | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
Bezoekersregistratie
Noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
Uit veiligheidsoverwegingen registreren we de gegevens van de apparaten die onze website bezoeken gedurende twee jaren.
| Welke persoonsgegevens? | Hoe hebben we deze gegevens verkregen? | Hoe lang bewaren we deze gegevens? | Met wie worden deze gegevens gedeeld? |
| Identificatiegegevens en gegevens over het bezoek (bv. datum, tijdstip…) | Rechtstreeks van de betrokkene | Twee jaar | Verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur |
Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we jouw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren jouw gegevens dus zolang je gebruikmaakt van onze diensten.
Wanneer je je profiel stopzet of geen gebruik meer maakt van onze diensten, bewaren we je gegevens nog maximaal twee jaar, met het oog op je eventuele terugkomst, de uitvoering van onze contractuele of wettelijke verplichtingen of uit noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. In het overzicht hierboven kan je nagaan hoe lang wij elk type gegevens bewaren.
Na verloop van die periode worden je gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd voor statistische doeleinden. Je kan ons uiteraard altijd voor het verlopen van die periode vragen om je gegevens te verwijderen.
Delen we jouw persoonsgegevens mee aan anderen?
Jouw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Je gegevens worden ook verwerkt door externe verwerkers die instaan voor onze ICT-infrastructuur. Wij maken ook gebruik van cloudserviceproviders voor de hosting van onze online platformen. Deze providers voldoen aan strenge veiligheidsvoorschriften, zodat jouw gegevens altijd veilig verwerkt worden.
Wanneer een voertuig dat door ons verhuurd werd betrokken is bij een verkeersongeluk, delen wij de noodzakelijke identiteits- en contactgegevens van de bestuurder ten tijde van het ongeval met de betrokken partijen, zoals de verzekeraar van het verhuurde voertuig, de andere bij het verkeersongeval betrokken personen en hun gebeurlijke verzekeraar.
Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven jouw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie, IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).
We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle vereiste maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving. Onze huidige cloudserviceprovider bewaart zijn gegevens in Nederland.
Wat zijn jouw rechten?
Als je een klacht, vraag of een probleem hebt met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens gebruiken, neem dan contact op met ons.
CARUUR NV
Land van Waaslaan 2
9000 Gent
info@caruur.be
Als je ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen, dan antwoorden wij binnen één maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal drie maanden), maar dan laten wij je binnen één maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van je rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.
Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wilt uitoefenen en op welke manier je de informatie wenst te krijgen (bv. per e-mail, per post, mondeling…). Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.
Bij klachten kan je je ook richten tot de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
02 274 48 00 of 02 274 48 35
Klachtformulier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Recht op inzage
Je hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over jou hebben. We kunnen je een gratis kopie geven, maar dat kan niet voor alle documenten. Wij willen namelijk de rechten en vrijheden van anderen ook respecteren.
Als je een profiel hebt op onze website, kan je je profielgegevens eenvoudig downloaden in je profielinstellingen.
Recht op verbetering
Denk je dat jouw gegevens niet juist of actueel zijn? Je hebt het recht om ons te vragen deze te corrigeren.
Recht van bezwaar
Je hebt het recht om ons te vragen om te stoppen met jouw persoonsgegevens te verwerken.
Recht op het beperken van de bewerking
Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van je persoonsgegevens controleren.
Recht op vergetelheid of verwijdering
Je hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Maar als wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, kunnen wij niet aan dit verzoek voldoen.
Als je een profiel hebt op onze website, kan je je profiel eenvoudig verwijderen vanuit je profielinstellingen.
Recht op intrekking van uw toestemming
Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan je die toestemming intrekken.
Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
Wij nemen de beveiliging van je persoonsgegevens heel serieus. Daarom nemen we de nodige veiligheidsmaatregelen om de kans op onrechtmatige verwerking van of toegang tot je gegevens tot het minimum te beperken. Concreet zorgen we ervoor dat persoonsgegevens veilig worden opgeslagen in de cloud door gebruik te maken van geavanceerde encryptietechnologie en strenge toegangscontroles.
Slotbepaling
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website of via e-mail.